Авторский блог Евгения Грака

Приветствую!
Меня зовут Евгений Грак.
Здесь вы найдете все, о чем я хочу поделиться, что мне интересно, и узнать об этом ваше мнение.
Я говорю вам: «Добро пожаловать!».
P.S. А помогает мне вести блог Мария Афанасьева.

  Как эффективно вести свою деятельность

Как эффективно вести свою деятельность

Несколько советов о том, как оптимизировать свою деятельность, соблюдать сроки и оперативно реагировать на входящие запросы (задачи).

Я не могу вас изменить, а что вас мотивирует, знаете только вы. Поэтому сразу условимся:

Предположим, вы не УГ, которое только и умеет, что ныть, жаловаться на начальство, ругается на мусор на улице, выкидывая окурок или бумажку какую-нибудь и вести некое существование, к настоящей жизни мало отношение имеющее.

Предположим, вы знаете, зачем делаете то, что делаете. Я не про смысл жизни и не про цели даже (хотя это очень важно). Скажем так: у вас есть причины, чтобы все это делать (работать, вести хозяйство, воспитывать детей, самосовершенствоваться, учить Эсперанто и т.п.), и эти причины вам нравятся.

И, предположим, что вас не устраивает текущая организация ваших дел (вы хотите делать больше, вы не успеваете, вам хочется делать все быстрее, а свободное время инвестировать во что-то другое и т.п.). Потому что, если все устраивает, то вам незачем это все читать. По-настоящему продуктивные изменения возможны из позиции «меня не устраивает, что….», а не из позиции «мне скуучно…» или «ну давайте, может, что-то попробуем»…

Итак, предположения сделаны, приступим к советам:

1. Заведите смартфон или планшет

Заведите смартфон или планшет, отдельную сим-карту с тарифом, достаточным для пользования интернетом для всех ваших нужд.

Мобильный интернет есть практически везде, а с помощью планшета или смартфона вы будете в курсе входящей почты, онлайн в скайпе и icq, в общем, будете на связи.

Выбрать планшет или смартфон (или и то и другое) – дело вашего вкуса и понимания удобства. Я сам работаю на  планшете. Некоторое время назад задумался о покупке смартфона, но пока отказался от этой идеи. Для моих задач достаточно планшета. У него есть важное преимущество для меня: на нем удобно писать (заметки, посты, поручения и т.д.). Это удобно, когда едешь в общественном транспорте (иметь автомобиль в большом городе  – это не по карману моему времени).

2. Почта. Как эффективно управляться со входящей корреспонденцией.

О методике «ноль писем во входящих» отлично описал в своих книгах Глеб Архангельский, один из ведущих специалистов по тайм-менеджменту в России.

Суть ее простая: раскидывайте почту в отдельные папки, стремясь оставить во «входящих» 0 (ноль) писем. Г. Архангельский активно продвигает MS Outlook, систему управления почтой и задачами, однако я считаю ее излишне громоздкой. Мне больше нравятся сервисы от Google. Поэтому я кратко расскажу на примере Gmail (почта от Google).

У меня есть несколько «ярлыков» (аналог папок в почтовых программах, имеющий более широкий спектр предназначений), например «Личное», «Аркаим», «Системные» и т.д. Когда я открываю свою почту, то я стремлюсь просматривать каждое письмо только один раз. Если я не могу на него «среагировать» сразу, то оно остается в папке входящие и в зависимости от важности маркируется (я использую простую маркировку «отмечено звездочкой» и «не отмечено звездочкой»).

Заметка на полях: не все письма требуют незамедлительного ответа, поверьте, мы делаем очень много лишних телодвижений, так можно и дерганным стать; поэтому под «реакцией» я подразумеваю различные действия, не всегда являющиеся ответом на письмо, даже «ничего не делать» тоже реакция.  

Используя возможности интерфейса вашей почты, вы можете сделать свою дифференциацию штанов писем по цветам. Важно, чтобы количество писем в папке «входящие» стремилось к нулю.

Иногда моя почта служит мне «напоминалкой». Приведу пример: мне пришло письмо о предстоящей выставке, я не знаю, пойду или нет на нее, но не хотелось бы забыть. Я просто оставляю это письмо в почте, и каждый раз оно мне напоминает о возможном мероприятии.

Я вообще прошу всех сбрасывать информацию именно на почту, чтобы не потерялась. Т.е. почта служит еще и хранилищем данных. Кстати, напишите мне в комментариях, как вы используете свою почту.

Но чтобы все это заработало, должны быть выполнены 2 условия:

А. Приучите себя как можно чаще просматривать свою почту. Как вариант, установите везде уведомления (напоминания) о новых письмах.

Б. Старайтесь быть онлайн по максимуму (если это не время релаксации и отдыха, конечно). Даже если у вас нет смартфона, настройте доступ в интернет на вашем телефоне (по-моему, даже телефон за 500 р. можно настроить на прием почты) и регулярно проверяйте почту.

3. Убирайте хронофаги.

Хронофаги (от др.-греч. χρόνος — время и φάγομαι — буду есть; также поглотители времени, пожиратели времени) — один из терминов управления временем, обозначающий любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных дел). (с) Википедия

Что такое хронофаг для вас, знаете только вы сами. Даже самый хронофагистый хронофаг «телевизор» может быть для кого-то источником знаний и мотиватором для саморазвития. Все, что нас окружает   – это инструменты, а как их использовать, во благо или во вред, дело лично каждого.

Есть простой и эффективный способ выявления и ликвидации хронофагов (опять же при условии, что вы к этому готовы и вас что-то не устраивает, в противном случае, можете дальше прожигать жизнь): ежедневный хронометраж своих действий, начиная от подъема и заканчивая засыпанием.

Эффект от таких записей удивительный, вы прямо-таки прочувствуете, как меняется ваше времяпрепровождение. Главное – это все тщательно записывать, все «вылазки» Вконтакте, все перекуры для обсуждения очень «важных» дел, чаепития и прочее, прочее. Не юлите сами перед собой, этот хронометраж никому кроме вас не нужен и не интересен (если вы только не работаете там, где нужно отчитываться о затраченном на выполнение задач времени, тогда вам хронометраж позволит давать более точные и грамотные отчёты, двойная польза так сказать).

Руководствуясь своим стремлением постоянно все систематизировать, я не просто выписываю в блокнот, что я сделал, а для визуализации затраченного времени я делаю графики. У меня есть табличка в excel, куда ежедневно записываю в 6 колонок, на что я потратил время за день (мои колонки: личное, текущая работа, инвестиции в будущее, звонки, еда/сон) и делал график, чтобы наглядно видеть, какой столбец больше/меньше, и как меняется ситуация в разрезе промежутка времени. Визуализация – мощная штука. Можно делать сколь угодно много столбцов, главное, чтобы было удобно и не было лень все перераспределять.

В итоге, мои предположения оправдались: больше 50% своего времени я тратил на ерунду, которую даже отдыхом можно назвать с трудом. Для тех, кто люби говорить «я не такой», просто попробуйте одну неделю записывать ваши действия и сами все увидите.

Вместо таблиц и графиков вы можете использовать маркеры разного цвета, ежедневно закрашивая дела, чтобы также наглядно видеть картину. Дела-хронофаги рекомендую закрашивать в темные и блеклые цвета, а дела полезные в яркие и светлые, чтобы усилить эффект визуализации.

Кстати, несмотря на мою любовь к гаджетам, всё-таки рекомендую записывать в обычный блокнот. Воьмите себе хороший блокнот, который приятно носить с собой (я использую Moleskine, на такой денег не жалко). Он всегда будет под рукой, что упрощает ведение записей. К тому же мозг лучше осознает информацию, которую вы самостоятельно записали.

Итак, это были 3 совета, которые могут вам помочь стать эффективнее, успевать больше, и начать, наконец, не тратить свое время, а инвестировать, именно инвестировать, главным образом в себя и свой успех.

Я буду искренне рад, если вы поделитесь и своими советами, как работать эффективнее и успевать больше.



Похожие записи:

Работать на себя – это принцип, а не формат

Получайте обновление блога на email:




Понравилась запись? Поделитесь ссылкой:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Taney
20 сентября 2012 09:52

Полезная статья, сама использую Молескин, как ежедневник:)

Ответить
Евгений Грак
20 сентября 2012 10:18

Надеюсь ты вынесла и еще что-то полезное кроме марки блокнота)

Ответить
http://vovamazur.com/
25 сентября 2012 23:52

Мне как то очень тяжело настроить себя на роботу. Спасибо за мысли)

Ответить
Евгений Грак
11 апреля 2013 16:01

Пожалуйста.

Ответить